Resumen del puesto
El Coordinador de Facilities será responsable de supervisar las operaciones diarias de una oficina de servicios compartidos en Torreón, México, garantizando la eficiencia administrativa, el cumplimiento normativo y un entorno de trabajo seguro. Esta función también actúa como coordinador de HSE (salud, seguridad y medio ambiente) del centro, promoviendo las normas de salud, seguridad y medio ambiente. El candidato ideal es una persona muy organizada, proactiva y capaz de gestionar múltiples responsabilidades en la administración de la oficina, la coordinación de proveedores y el cumplimiento de las normas de HSE.
Responsabilidades clave
Apoyo administrativo
- Ser un miembro activo del Comité de Participación del sitio, ayudando a fomentar un fuerte sentido de comunidad entre los miembros del equipo del sitio.
- Supervisar las operaciones diarias de la oficina y mantener un espacio de trabajo limpio, organizado y que cumpla con las normas.
- Gestionar la adquisición de suministros y equipos de oficina.
- Procesar las facturas de servicios públicos y garantizar el pago puntual de los impuestos locales.
- Gestionar el envío y la recepción de correo y paquetes.
- Realizar un seguimiento de los gastos de la oficina, gestionar los presupuestos y procesar las facturas.
- Supervisar el servicio de recepción y seguridad del área de oficinas.
- Revisar, verificar y aprobar todas las facturas en SAP antes de su pago, garantizando la precisión, el cumplimiento y el control financiero adecuado.
Gestión de la oficina
- Supervisar al personal de apoyo de la oficina y a los proveedores de servicios (por ejemplo, limpieza, mantenimiento).
- Coordinarse con los proveedores externos para garantizar la calidad del servicio y la rentabilidad.
Comunicación y coordinación
- Actuar como principal punto de contacto para las consultas relacionadas con la oficina.
- Servir de enlace entre la sede de México y otras oficinas de Flowserve para garantizar la coordinación y la comunicación eficaz.
- Coordinarse con los departamentos internos y las partes interesadas externas.
- Organizar catering, conferencias y sesiones de formación.
Políticas y procedimientos
- Implementar y mantener los procedimientos y políticas de la oficina.
- Garantizar el cumplimiento de todas las políticas y procedimientos de la empresa, así como de la normativa local.
Coordinación de HSE
- Primer punto de contacto como coordinador de HSE
- Actuar como presidente del Comité de Seguridad de la sede, facilitando reuniones mensuales para fomentar una sólida cultura de seguridad en la sede
- Promover y hacer cumplir las políticas de salud, seguridad y medio ambiente.
- Realizar inspecciones de seguridad periódicas y coordinar simulacros de emergencia.
- Mantener la documentación de HSE y garantizar el cumplimiento de las leyes locales y las políticas de Flowserve.
- Actuar como punto de contacto para las auditorías de HSE y la notificación de incidentes.
- Apoyar las iniciativas de formación y sensibilización relacionadas con la seguridad en el lugar de trabajo.
- Gestión del sistema/observaciones de HSE.
Requisitos
- Más de 3 años de experiencia relevante en gestión de instalaciones o un campo relacionado
- Lic. En Administaración, Ing. Industrial o similar
- Experiencia demostrable en gestión de oficinas y coordinación de HSE.
- Familiaridad con las normativas administrativas y de HSE locales en México.
- Sólidas habilidades organizativas, presupuestarias y multitarea.
- Dominio de Microsoft Office y herramientas de gestión de oficinas.
- Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita en español e inglés.
Habilidades y competencias clave:
- Capacidad para establecer y mantener relaciones de trabajo eficaces con las partes interesadas.
- Excelentes habilidades de comunicación e interpersonales.
- Excelentes habilidades de coordinación y organización.
- Capacidad para realizar múltiples tareas y priorizarlas de manera eficaz.
- Mentalidad centrada en el cliente.
- Pensamiento estratégico y actitud proactiva.
- Habilidades de liderazgo y mentoría.
- Capacidad avanzada para resolver problemas y tomar decisiones.
- Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo.
- Capacidad para mantener la profesionalidad en situaciones difíciles.
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Req ID : R-16015
